Trece documentos. Ese es, contando los que dependen de tu situación personal, el número real de papeles que te puede llegar a pedir una notaría para vender un piso en Madrid. La buena noticia es que la mayoría cuesta poco dinero; la mala es que algunos tardan semanas en llegar si se piden tarde. Esta lista de documentos para vender una vivienda va ordenada por tiempo de espera, no por importancia, porque lo que retrasa una firma casi nunca es el coste: es un papel que se pidió el mismo mes en el que hacía falta.
Los documentos obligatorios en cualquier venta
Estos siete los va a pedir cualquier notaría, sin excepción, sea cual sea tu piso o tu situación personal. Son también los que menos tiempo cuesta reunir si te organizas desde el primer día: cinco de los siete se piden online y llegan en menos de una semana, y solo el certificado de deuda del banco y, si aplica, la cancelación de hipoteca suelen alargarse más de diez días.
- Escritura de compraventa original, el título que acredita que el piso es tuyo.
- Nota simple actualizada del Registro de la Propiedad, con menos de tres meses de antigüedad.
- Certificado de eficiencia energética, obligatorio desde el Real Decreto 390/2021 antes incluso de publicar el anuncio.
- Certificado de estar al corriente de pago de la comunidad de propietarios.
- Último recibo del IBI pagado, para acreditar la referencia catastral y el importe anual.
- DNI o NIE en vigor de todos los titulares que figuran en la escritura.
- Certificado de deuda pendiente o de cancelación del banco, si el piso tiene o tuvo hipoteca.
Los que dependen del tipo de vivienda
Estos tres solo aplican según la antigüedad o las características del edificio, y son precisamente los que más se olvidan porque no los pide la notaría de forma automática, sino que los acaba reclamando el comprador o el banco que le concede la hipoteca cuando ya estáis a mitad de proceso:
- ITE o IEE (Inspección Técnica del Edificio o Informe de Evaluación del Edificio) cuando el inmueble supera la antigüedad que fija la ordenanza de conservación de tu ayuntamiento. El umbral de años y la periodicidad varían de un municipio a otro, así que consulta la ordenanza que te aplica: en la capital, la publica el Ayuntamiento de Madrid.
- Estatutos y últimas actas de la comunidad, que algunos bancos piden para conceder la hipoteca al comprador.
- Certificado de antigüedad o licencia de primera ocupación: en la Comunidad de Madrid no existe la cédula de habitabilidad como tal, así que este certificado -o el propio certificado energético con los metros catastrales- suele cumplir esa función.
Los que dependen de tu situación personal
Y estos tres últimos solo hacen falta si tu situación concreta lo exige, pero cuando hacen falta, suelen ser los que más tardan:
- Certificado de matrimonio y capitulaciones, o convenio regulador si hay divorcio de por medio.
- Escritura de aceptación de herencia, con el modelo 650 de Sucesiones ya liquidado, si el piso viene de una herencia.
- Poder notarial, si vas a vender desde el extranjero o alguien te representa en la firma.
Imagina un propietario que vive en Alemania desde hace años y hereda, además, la mitad de un piso en Madrid junto a su hermano: en su caso se juntan dos de los tres supuestos, herencia y poder notarial, y cada uno añade varias semanas al calendario si no se empieza con tiempo. No es un caso raro: es uno de los perfiles más habituales entre quienes venden un piso en Madrid sin vivir ya en la ciudad.
Herencia, divorcio, poderes y representación
Estos tres casos comparten un patrón: son los que más se subestiman en tiempo. Aceptar una herencia y liquidar el impuesto de Sucesiones puede llevar semanas si hay varios herederos o bienes que valorar; un convenio regulador de divorcio necesita estar firme si hay hijos o vivienda familiar de por medio; y un poder notarial otorgado en el extranjero necesita, casi siempre, apostilla y traducción jurada antes de que un notario español lo acepte. Si tu venta entra en alguno de estos tres supuestos, empieza por aquí, no por las fotos del piso. Un ejemplo ilustrativo: si tres hermanos heredan un piso y quieren venderlo, los tres tienen que haber aceptado la herencia y figurar en la escritura antes de firmar nada con un comprador, aunque solo uno de ellos lleve la negociación del día a día.
Tabla: quién lo emite, qué cuesta y cuánto tarda
| Documento | Quién lo emite | Coste aproximado | Plazo habitual |
|---|---|---|---|
| Nota simple | Registro de la Propiedad | 3,64 € de arancel; unos 9 € online | Menos de un día (online) |
| Certificado de comunidad al corriente | Administrador de fincas | 20-60 € | Hasta 7 días naturales |
| Certificado energético | Técnico certificador | 60-150 € | 1-3 días tras la visita |
| Certificado de deuda o cancelación de hipoteca | Banco | Gratuito o hasta 150 € | 1-2 semanas |
| Copia de escritura extraviada | Notaría donde se firmó | 30-90 € | 1-2 semanas |
| Aceptación de herencia y modelo 650 | Notaría y Hacienda autonómica | Variable según valor | Semanas a meses |
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Empezar la valoración gratuitaEl orden correcto para pedirlos
Pide primero lo que más tarda, no lo que menos cuesta. En la práctica, el orden que menos sorpresas da es: nota simple y aceptación de herencia o convenio de divorcio si aplica (semana 1), certificado de deuda del banco y certificado energético (semana 1-2), certificado de comunidad y poder notarial si hace falta (una o dos semanas antes de la firma prevista), y por último el último recibo de IBI y los DNI de todos los titulares, que no tienen plazo de espera. Si sigues este orden, para cuando llegue una oferta seria ya tienes el 80 % del expediente cerrado.
Qué pasa si falta uno el día de la firma
Depende del documento. Sin DNI o NIE en vigor y sin certificado de eficiencia energética, el notario no autoriza la firma: se aplaza. La escritura de compra extraviada tiene arreglo -una copia autorizada de la notaría donde se firmó sirve igual-, pero conseguirla lleva días, así que no es algo que convenga descubrir la semana anterior. Sin certificado de comunidad, algunos notarios permiten firmar si el vendedor asume por escrito la responsabilidad de la deuda que pudiera existir, pero no todos lo aceptan. Y si falta un poder notarial o la aceptación de herencia no está inscrita, la firma se cae directamente, porque quien tiene que vender legalmente no está en condiciones de hacerlo todavía. Revisar el expediente completo una semana antes -no el día antes- es lo que separa una firma tranquila de una llamada de última hora al notario.
Otro caso frecuente: el comprador tiene hipoteca aprobada y su banco pide, a última hora, las actas de la comunidad de los últimos dos años para comprobar que no hay obras estructurales pendientes sin financiar. Si esas actas no están localizadas, la firma se puede retrasar varios días mientras el administrador las busca en el archivo. Pedirlas junto con el certificado de comunidad, aunque nadie te las haya reclamado todavía, ahorra ese susto.
Si quieres ver el proceso completo, no solo los documentos, tienes las siete fases en cómo vender un piso paso a paso. Para entender bien la nota simple y detectar cargas antes de que las vea el comprador, entra en nota simple antes de vender: cómo leer las cargas de tu piso, y si tienes dudas sobre el certificado energético o el resto de certificados de la comunidad, revisa certificado energético para vender e ITE, IEE y cédula: qué certificados te piden para vender.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener la escritura original?
Sí, la notaría la pide para comprobar la titularidad y las cargas anteriores. Si la has perdido, puedes solicitar una copia en la notaría donde se firmó originalmente o en el Registro de la Propiedad, con un coste de entre 30 y 90 € y un plazo de una a dos semanas.
¿Cuánto tarda una nota simple del registro?
Pedida online a través del Colegio de Registradores suele llegar en menos de un día, y en muchos casos en pocas horas. El arancel oficial de la nota simple informativa está en 3,64 € en el propio registro, y sale por algo más de 9 € si la tramitas por la web oficial. Es de los documentos más rápidos y baratos de la lista, así que no hay motivo para dejarlo para el final.
¿Necesito la cédula de habitabilidad en Madrid?
No. En la Comunidad de Madrid no existe la cédula de habitabilidad para vivienda usada. Lo que sí es obligatorio es el certificado de eficiencia energética, y en algunos casos el certificado de antigüedad o la licencia de primera ocupación cuando el comprador o su banco lo solicitan expresamente.
¿Qué pasa si perdí la escritura de compra?
No es un problema grave, pero sí de tiempo: puedes pedir una copia autorizada en la notaría donde se firmó, o si no la localizas, en el Registro de la Propiedad a partir de los datos de tu nota simple. Cuenta con una o dos semanas de margen antes de fijar fecha de firma.
¿Cuánto cuesta reunir toda la documentación?
Para una venta sin complicaciones especiales, entre nota simple, certificado energético y certificado de comunidad, el coste suele moverse entre 90 y 250 €. Si hay que reconstruir una escritura perdida, tramitar una herencia o legalizar un poder desde el extranjero, la cifra sube y también el tiempo necesario.
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